AVALOSYS OY:N TIETOSUOJASELOSTE
Avalosys Oy (jatkossa Avalo) toimittaa asiakasyritysten käyttöön maksuliikenteen turvallisen automaation
ohjelmistoja ja palveluita. Palveluita tuotetaan, ylläpidetään ja kehitetään tietoturvallisuutta korostaen.
Avalo vastaa palveluiden tietoturvallisuudesta ja palvelutuotannon jatkuvuudesta yhdessä asiakkaiden ja
alihankkijoiden kanssa. Varmistamme henkilö- ja muiden sensitiivisten tietojen käsittelyn
luottamuksellisuuden erilaisin toimenpitein sekä edellytämme, että alihankkijamme ovat sitoutuneet
noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).
Avalossa käsitellään henkilötietoja useista syistä. Asiakas ja Avalosys vastaavat omista lakiin ja sopimuksiin
perustuvista velvoitteistaan joko rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Avalo kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja.
’Asiakkaalla’ viittaamme Avalon asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaiden työntekijöihin tai
muihin asianomaisiin osapuoliin.
Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:
1. Mitä tarkoitusta varten Avalo kerää henkilötietoja
2. Millä oikeusperusteilla Avalo kerää henkilötietoja
3. Mitä henkilötietoja Avalo kerää
4. Mistä tietolähteistä Avalo kerää henkilötietoja
5. Kenelle Avalo voi luovuttaa henkilötietoja
6. Miten Avalo suojaa henkilötietoja
7. Millaisia yksityisyyden suojaan liittyviä oikeuksia rekisteröidyillä henkilöillä on
8. Kuinka kauan Avalo säilyttää henkilötietoja
9. Miten Avalo tekee muutoksia tietosuojaselosteeseen
10. Miten voit ottaa yhteyttä Avaloon tai tietosuojaviranomaiseen
Mikäli sinulla on kysyttävää kuvauksen yksityiskohdista, vastaamme mielellämme tarkentaviin kysymyksiin.
1. MITÄ TARKOITUSTA VARTEN AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvollisuutemme ja tuottaa
asiakkaillemme palvelusopimuksemme mukaisia käyttöönotto-, ylläpito- ja tukipalveluita sekä hoitaa
asiakassuhdetta. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia
varten esimerkiksi myydäksemme Avalon tuotteita ja palveluita ja voidaksemme tehdä tarjouksia.
Emme käytä keräämiämme henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
2. MILLÄ OIKEUSPERUSTEILLA AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA
Henkilötietojen käsittely perustuu Avalossa
1. Asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen ja on välttämätöntä sopimuksen täytäntöön panemiseksi
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä ja käsitellä henkilötiedot ennen tarjouksen
ja sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.
Esimerkkejä sopimuksen täytäntöönpanemiseen liittyvistä tehtävistä ovat palveluiden avaaminen,
asiakaspalvelu ja sopimuksen mukaisten ohjelmistotoimitusten ja palveluiden laskutus.
2. Lakiin, säännöksiin tai viranomaisten vaatimusten noudattamiseen
Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen lakisääteisten
velvoitteidemme noudattamiseksi. Velvoitteita, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä on
esimerkiksi kirjanpitolainsäädännössä.
3. Avalon oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoida sekä myydä muita
palveluitamme
Käsittelemme henkilötietoja myös markkinointitoimien yhteydessä. Voimme olla yhteydessä
kertoaksemme esimerkiksi tuotteidemme uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja
myydäksemme Avalon tuotteita tai palveluita. Voimme käsitellä henkilötietoja myös
markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten.
4. Suostumukseen muita mahdollisia tarkoituksia varten
Voimme tietyissä tilanteissa käsitellä henkilötietoja henkilön suostumukseen perustuen. Näitä
tilanteita ovat esimerkiksi teknisten tai kaupallisten yhteistyömahdollisuuksien selvittäminen
kolmansien osapuolien kanssa.
3. MITÄ HENKILÖTIETOJA AVALO KERÄÄ
Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
A. Henkilötiedot, joita käsittelemme Avalon omien liiketoimintatarpeiden vuoksi ja joiden
käytöstä Avalo määrää rekisterinpitäjänä
B. Henkilötiedot, joita voimme käsitellä asiakkaamme toimeksiannosta henkilötietojen
käsittelijän roolissa
Kohdan A mukaisia henkilötietoja ovat:
1. Asiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot
• Etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nimike/asema yrityksessä, tunnistetiedot
asiakastuen tiketöintijärjestelmää varten
2. Asiakasyrityksen yhteystiedot
• Yrityksen nimi ja osoitteet, puhelinnumero, arvonlisäverotunniste
3. Asiakkaan käyttämiin tuotteisiin tai palveluihin liittyvät kaupalliset tiedot
• Tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot sekä laskutus- ja perintätiedot
4. Mahdollista asiakas- tai asiointihistoriaa koskevat tiedot
• Yhteydenotot sähköpostitse ja puhelimitse, jotka liittyvät esimerkiksi asiakkaan
tiedottamiseen palvelua koskevista muutoksista ja suunniteltuihin toimenpiteisiin, kuten
asiakastapaamisiin tai ovat tuotteita ja palveluita koskevaa muuta viestintää, kuten
palautteita ja kehittämisideoita
Kohdan B mukaisia henkilötietoja ovat:
5. Asiakkaan luovuttamat henkilötiedot ja henkilötietoja sisältävät aineistot sopimuksen mukaiseen
palvelun toimittamiseksi ja käynnistämiseksi sekä päivittäisen operatiivisen toiminnan
hoitamiseksi
• asiakkaan lähettämät tukipalvelun aineistot
• asiakasyrityksen käyttäjien etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, palvelun käytössä tarvittavat
tunnistetiedot
6. AvaloCloud palvelussa käsiteltävät henkilötiedot
• henkilötiedot, joita maksupalvelulainsäädäntö ja maksu- ja tiliraportointipalveluiden tarjoajat
edellyttävät sopimuksen mukaisten maksuliikennepalveluiden toteuttamiseksi.
4. MISTÄ TIETOLÄHTEISTÄ AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tai asiakasyrityksen edustajalta
asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja saadaan
myös Avalon palvelujen käytön kautta sähköpostitse ja puhelimitse. Voimme kerätä henkilötietoja myös
julkisesti saatavilla olevista ulkoisista lähteistä kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä esimerkiksi
PRH:n ja Verohallinnon rekistereistä. Edellä mainittujen lisäksi Avalon ohjelmistoihin kertyy henkilötietoja
myös pankkien tarjoamien maksuliikennepalveluiden käytön kautta.
5. KENELLE AVALO VOI LUOVUTTAA HENKILÖTIETOJA
Avalo ei luovuta, käytä tai hyödynnä tietoja säännönmukaisesti muuhun kuin palvelusopimuksen
mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä tai luovuteta eikä sitä anneta oikeudetta
teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla kolmansien nähtäväksi tai käytettäväksi.
Voimme luovuttaa henkilötietoja muille tahoille esimerkiksi lainsäädännön mukaisesti viranomaisille
siinä määrin kuin laki velvoittaa ja asiakkaan suostumuksella liikekumppaneillemme.
Avalo voi luovuttaa henkilötietoja
1. Viranomaisille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa
• esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai
oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen.
2. Liikekumppaneillemme
• esimerkiksi kirjanpidon ja tilintarkastuksen toteuttamiseksi kirjanpitosäädösten mukaisesti
3. Mahdollisille muille kolmansille osapuolille silloin, kun arvioimme, että luovuttaminen on
välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, asiakkaan tai muiden turvallisuuden
suojelemiseksi ja väärinkäytösten tutkimiseksi.
Olemme tehneet valittujen palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen
käsittelyä Avalon puolesta. Tällaisia sopimuksia on tehty esimerkiksi tukipalveluiden tuottamiseen
käytettävien järjestelmien ja palvelinresursseja tarjoavien toimittajien kanssa. Olemme varmistaneet,
että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
6. MITEN AVALO SUOJAA HENKILÖTIETOJA
Avalo noudattaa Euroopan tietosuoja-asetuksen edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja tietojen
suojaamista koskevia säännöksiä käsitellessään asiakkaan henkilötietoja.
Käytössämme on asianmukaiset tekniset, fyysiset ja organisaatioon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla
suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön,
luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Käytämme esimerkiksi seuraavia
turvallisuusmenettelyitä varmistaaksemme tietosuojan toteutumisen kaikessa toiminnassamme:
Pääasialliset tekniset suojamenettelyt
• Päivitämme ja ylläpidämme ohjelmistoja ja laitteita säännöllisesti.
• Käytämme tehokasta ja ajantasaista virusten ja haittaohjelmistojen torjuntamekanismia.
• Estämme luvattoman pääsyn tietojärjestelmiin mm. palomuurien ja muun teknisen
suojautumisen avulla.
• Varmuuskopioimme kaiken AvaloCloud -palvelinkeskuksessa sijaitsevan datan vähintään
päivittäin ja säilytämme kopiot maantieteellisesti erillisissä kohteissa.
• Asennamme palvelinkeskuksen palvelimille tietoturvapäivitykset vähintään kuukausittain.
7. MILLAISIA YKSITYISYYDEN SUOJAAN LIITTYVIÄ OIKEUKSIA
REKISTERÖIDYILLÄ HENKILÖILLÄ ON
Avalon rekistereihin rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet Avalon halussa oleviin
henkilötietoihin liittyen.
1. Tarkastusoikeus
Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja
rekisteriin on tallennettu
Oikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön muiden henkilöiden yksityisyyden
suojan ja liiketoiminnan käytäntöjen nojalla. Avalon liikesalaisuudet saattavat vaikuttaa
siihen, että tietoihin pääsyä rajoitetaan.
2. Oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, henkilöllä on oikeus ja vaatia mahdollisen
virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
3. Oikeus vaatia tietojen poistamista
Henkilöllä on oikeus tietojen poistamiseen silloin, kun hän peruuttaa suostumuksen
tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Tiedot voidaan poistaa myös
silloin, kun henkilö vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa.
Avalolla voi olla lainsäädännön vuoksi velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyissä
tapauksissa jopa asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jos tietojen käsittely on tarpeen
esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi.
4. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Henkilöllä on oikeus pyytää Avaloa rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen
säilyttämiseen.
5. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella
Henkilöllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
suoramarkkinointitarkoituksiin.
6. Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Henkilöllä on oikeus saada Avalolle antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa
muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, jotka on käsitelty automaattisesti ja
suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan siirtää
toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
Mikäli henkilö haluaa käyttää yllä lueteltuja oikeuksia, arvioimme pyynnöt tilanne- ja tapauskohtaisesti.
Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Avalon yhteyshenkilölle. Voimme pyytää tarvittaessa
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaamme asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa
säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
8. KUINKA KAUAN AVALO SÄILYTTÄÄ HENKILÖTIETOJA
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja
käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.
Jos säilytämme henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten
kirjanpidon toteuttamiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista
ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.
9. MITEN AVALO TEKEE MUUTOKSIA TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä muutoksia ajoittain. Jos teemme tietosuojaselosteeseen
merkittäviä muutoksia, tiedotamme siitä erikseen.
10. MITEN VOIT OTTAA YHTEYTTÄ AVALOON TAI TIETOSUOJAVIRANOMAISEEN
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä Avaloon. Yhteyshenkilömme
yhteystiedot ovat:
Mia Ursin, MD
Osoite: Naulakatu 3, 33100 Tampere
Sähköposti: mia.ursin@avalosys.com
Puhelinnumero: +358 40 829 5231
Mikäli koet, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa
tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tästä:
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot