AVALOSYS OY:N TIETOSUOJASELOSTE


Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista henkilö voidaan tunnistaa, kuten sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero. Tietosuojaselosteen tarkoitus on auttaa ymmärtämään mitä henkilötietoja keräämme, miksi henkilötietoja kerätään ja miten käsittelemme, suojaamme, säilytämme ja poistamme tietoja. Lisäksi löydät tietoa oikeuksistasi, ohjeita oikeuksiesi käyttämiseen sekä yhteystiedot lisätietojen saamiseksi.


AVALON ROOLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ


Avalosys Oy (jatkossa Avalo) tarjoaa asiakkailleen maksuliikenteen turvallisen automaation ohjelmistoja ja palveluita ja toimii tällöin asiakkaidensa henkilötietojen käsittelijänä (data processor) tai alihankkijana toimivana käsittelijänä (sub-processor). Yleistä tietoa Visman toimiessa henkilötietojen käsittelijänä löytyy https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/visma-tietojen-kasittelijana/

 

Avalo toimii rekisterinpitäjänä silloin, kun määrittelemme mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Tällaisia tarkoituksia on palvelusopimuksiemme mukaisten käyttöönotto-, ylläpito-, ja tukipalveluiden tuottamisen lisäksi muun muassa toimittajasuhteiden hallinta, asiakkuuksien hoito, asiakaspalvelun tuottaminen, palvelun kehittäminen, markkinointi, rekrytointi ja tietoturvaan liittyvät käsittelytoimet.


Avalo tuottaessa maksuliikenteen turvallisen automaation palveluita Avalo käsittelee henkilötietoja asiakasyritystemme toimiessa rekisterinpitäjänä. Tällöin Avalo käsittelee henkilötietoja toimeksiantajan lukuun, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. 


Avalo vastaa palveluiden tietoturvallisuudesta ja palvelutuotannon jatkuvuudesta yhdessä asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa. Varmistamme henkilö- ja muiden sensitiivisten tietojen käsittelyn luottamuksellisuuden erilaisin toimenpitein sekä edellytämme, että alihankkijamme ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR).


Avalossa käsitellään henkilötietoja useista syistä. Asiakas ja Avalosys vastaavat omista lakiin ja sopimuksiin perustuvista velvoitteistaan joko rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä.


Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Avalo kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. ’Asiakkaalla’ viittaamme Avalon asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaiden työntekijöihin tai muihin asianomaisiin osapuoliin.


Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:

  1. Mitä tarkoitusta varten Avalo kerää henkilötietoja
  2. Millä oikeusperusteilla Avalo kerää henkilötietoja
  3. Mitä henkilötietoja Avalo kerää
  4. Mistä tietolähteistä Avalo kerää henkilötietoja
  5. Kenelle Avalo voi luovuttaa henkilötietoja
  6. Miten Avalo suojaa henkilötietoja
  7. Millaisia yksityisyyden suojaan liittyviä oikeuksia rekisteröidyillä henkilöillä on
  8. Kuinka kauan Avalo säilyttää henkilötietoja
  9. Miten Avalo tekee muutoksia tietosuojaselosteeseen
  10. Miten voit ottaa yhteyttä Avaloon tai tietosuojaviranomaiseen


Mikäli sinulla on kysyttävää kuvauksen yksityiskohdista, vastaamme mielellämme tarkentaviin kysymyksiin.



1. MITÄ TARKOITUSTA VARTEN AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA


Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset velvollisuutemme ja tuottaa asiakkaillemme palvelusopimuksemme mukaisia käyttöönotto-, ylläpito- ja tukipalveluita sekä hoitaa asiakassuhdetta. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten esimerkiksi myydäksemme Avalon tuotteita ja palveluita ja voidaksemme tehdä tarjouksia.


Emme käytä keräämiämme henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.



2. MILLÄ OIKEUSPERUSTEILLA AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA


Henkilötietojen käsittely perustuu Avalossa


1.Asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen ja on välttämätöntä sopimuksen täytäntöön panemiseksi


Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä ja käsitellä henkilötiedot ennen tarjouksen ja sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.


Esimerkkejä sopimuksen täytäntöönpanemiseen liittyvistä tehtävistä ovat palveluiden avaaminen, asiakaspalvelu ja sopimuksen mukaisten ohjelmistotoimitusten ja palveluiden laskutus.


2.Lakiin, säännöksiin tai viranomaisten vaatimusten noudattamiseen


Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi. Velvoitteita, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä on esimerkiksi kirjanpitolainsäädännössä.


3.Avalon oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoida sekä myydä muita palveluitamme


Käsittelemme henkilötietoja myös markkinointitoimien yhteydessä. Voimme olla yhteydessä kertoaksemme esimerkiksi tuotteidemme uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme ja myydäksemme Avalon tuotteita tai palveluita. Voimme käsitellä henkilötietoja myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten.


4.Suostumukseen muita mahdollisia tarkoituksia varten


Voimme tietyissä tilanteissa käsitellä henkilötietoja henkilön suostumukseen perustuen. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi teknisten tai kaupallisten yhteistyömahdollisuuksien selvittäminen kolmansien osapuolien kanssa.



3. MITÄ HENKILÖTIETOJA AVALO KERÄÄ


Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:


A. Henkilötiedot, joita käsittelemme Avalon omien liiketoimintatarpeiden vuoksi ja joiden käytöstä Avalo määrää rekisterinpitäjänä

B. Henkilötiedot, joita voimme käsitellä asiakkaamme toimeksiannosta henkilötietojen käsittelijän roolissa


Kohdan A mukaisia henkilötietoja ovat:

1.Asiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot

• Etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nimike/asema yrityksessä, tunnistetiedot asiakastuen tiketöintijärjestelmää varten

2.Asiakasyrityksen yhteystiedot

• Yrityksen nimi ja osoitteet, puhelinnumero, arvonlisäverotunniste

3.Asiakkaan käyttämiin tuotteisiin tai palveluihin liittyvät kaupalliset tiedot

• Tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot sekä laskutus- ja perintätiedot

4. Mahdollista asiakas- tai asiointihistoriaa koskevat tiedot

• Yhteydenotot sähköpostitse ja puhelimitse, jotka liittyvät esimerkiksi asiakkaan tiedottamiseen palvelua koskevista muutoksista ja suunniteltuihin toimenpiteisiin, kuten asiakastapaamisiin tai ovat tuotteita ja palveluita koskevaa muuta viestintää, kuten palautteita ja kehittämisideoita


Kohdan B mukaisia henkilötietoja ovat:

5.Asiakkaan luovuttamat henkilötiedot ja henkilötietoja sisältävät aineistot sopimuksen mukaiseen palvelun toimittamiseksi ja käynnistämiseksi sekä päivittäisen operatiivisen toiminnan hoitamiseksi 

• asiakkaan lähettämät tukipalvelun aineistot

• asiakasyrityksen käyttäjien etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, palvelun käytössä tarvittavat tunnistetiedot

6. AvaloCloud palvelussa käsiteltävät henkilötiedot

• henkilötiedot, joita maksupalvelulainsäädäntö ja maksu- ja tiliraportointipalveluiden tarjoajat edellyttävät sopimuksen mukaisten maksuliikennepalveluiden toteuttamiseksi.



4. MISTÄ TIETOLÄHTEISTÄ AVALO KERÄÄ HENKILÖTIETOJA


Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tai asiakasyrityksen edustajalta asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja saadaan myös Avalon palvelujen käytön kautta sähköpostitse ja puhelimitse. Käytämme myös evästeitä ja muita seurantatekniikoita tuottaaksemme parhaan mahdollisen kokemuksen, kun käytät Avalon palveluita ja olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Voimme kerätä henkilötietoja myös julkisesti saatavilla olevista ulkoisista lähteistä kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä esimerkiksi PRH:n ja Verohallinnon rekistereistä. Edellä mainittujen lisäksi Avalon ohjelmistoihin kertyy henkilötietoja myös pankkien tarjoamien maksuliikennepalveluiden käytön kautta.



5. KENELLE AVALO VOI LUOVUTTAA HENKILÖTIETOJA


Avalo ei luovuta, käytä tai hyödynnä tietoja säännönmukaisesti muuhun kuin palvelusopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Asiakkaan aineistoa ei näytetä tai luovuteta eikä sitä anneta oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla kolmansien nähtäväksi tai käytettäväksi.


Voimme luovuttaa henkilötietoja muille tahoille esimerkiksi lainsäädännön mukaisesti viranomaisille siinä määrin kuin laki velvoittaa ja asiakkaan suostumuksella liikekumppaneillemme.


Avalo voi luovuttaa henkilötietoja

1.Viranomaisille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa

• esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen.

2. Liikekumppaneillemme

• esimerkiksi kirjanpidon ja tilintarkastuksen toteuttamiseksi kirjanpitosäädösten mukaisesti

3. Mahdollisille muille kolmansille osapuolille silloin, kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, asiakkaan tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi ja väärinkäytösten tutkimiseksi.

4. Visma -konsernin sisällä silloin, kun se on palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista. 


Olemme tehneet valittujen palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyä Avalon puolesta. Tällaisia sopimuksia on tehty esimerkiksi tukipalveluiden tuottamiseen käytettävien järjestelmien ja palvelinresursseja tarjoavien toimittajien kanssa. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.


6. MITEN AVALO SUOJAA HENKILÖTIETOJA


Avalo noudattaa Euroopan tietosuoja-asetuksen edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä käsitellessään asiakkaan henkilötietoja.


Käytössämme on asianmukaiset tekniset, fyysiset ja organisaatioon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Käytämme teknisiä, fyysisiä ja organisaation liittyviä turvallisuusmenettelyitä varmistaaksemme tietosuojan toteutumisen kaikessa toiminnassamme.


7. MILLAISIA YKSITYISYYDEN SUOJAAN LIITTYVIÄ OIKEUKSIA REKISTERÖIDYILLÄ HENKILÖILLÄ ON


Avalon rekistereihin rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet Avalon halussa oleviin henkilötietoihin liittyen.


1.Oikeus saada tietoa käsittelystä

Henkilöllä on oikeus saada tietoa siitä, miten hänen henkilötietojaan käsitellään. Tämä tieto on saatavilla tästä tietosuojaselosteesta. Avalolle voi myös esittää kysymyksiä liittyen omien henkilötietojen käsittelyyn. 

2. Oikeus saada pääsy tietoihin 

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Oikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liiketoiminnan käytäntöjen nojalla. Avalon liikesalaisuudet saattavat vaikuttaa siihen, että tietoihin pääsyä rajoitetaan.

3. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, henkilöllä on oikeus ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

4. Oikeus vaatia tietojen poistamista 

Henkilöllä on oikeus tietojen poistamiseen silloin, kun hän peruuttaa suostumuksen tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Tiedot voidaan poistaa myös silloin, kun henkilö vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa.

Avalolla voi olla lainsäädännön vuoksi velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyissä tapauksissa jopa asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi.

5. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä 

Henkilöllä on oikeus pyytää Avaloa rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.

6. Oikeus peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojen käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. 

7. Oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle

Mikäli henkilö kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on mahdollisuus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, yhteystiedot alla. Ensisijaisesti kehtoamme kuitenkin ottamaan suoraan yhteyttä Avaloon, jotta voimme käsitellä asiasi. 


Mikäli henkilö haluaa käyttää yllä lueteltuja oikeuksia, arvioimme pyynnöt tilanne- ja tapauskohtaisesti. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Avalon yhteyshenkilölle. Voimme pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaamme asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


8. KUINKA KAUAN AVALO SÄILYTTÄÄ HENKILÖTIETOJA


Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.


Jos säilytämme henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten kirjanpidon toteuttamiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.


9. MITEN AVALO TEKEE MUUTOKSIA TIETOSUOJASELOSTEESEEN


Tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä muutoksia ajoittain. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 15.05.2025.



10. MITEN VOIT OTTAA YHTEYTTÄ AVALOON TAI TIETOSUOJAVIRANOMAISEEN


Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@avalosys.com tai soittaa tukipalveluumme.


Mikäli koet, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tästä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot